日時

平成29年1月14日(土)13:00~16:15

場所

広島市国際青年会館

出席者(敬称略)

美作大学BBS会(久保沙織、楠山桃子、金田瑞希)
東広島地区BBS会(森野高広、長柄 明、山本麻優子)
島根県立大学BBSサークル(鈴木翔太、中村圭佑)
中国地方BBS連盟(花之木憲一、後藤利幸)
第3回実行委員長(落合夏子)

会議の概要

1.開会(実行委員長あいさつ)

  • 久保実行委員長からあいさつがありました。
  • 協議事項に入る前に落合参与が初参加であるため自己紹介を行いました。

2.協議事項

(1) 当日スケジュールの確認について
①スタッフ資料(案)のタイムスケジュールによる日程確認(資料3:P1~3)
  • 資料3のスタッフ資料により、時系列に当日のスケジュールを確認していきました。
  • 当日の実行委員の集合時間は午前9時です。その後、日程確認と準備品を確認したのちに受付と会場準備に取り掛かります。
  • 当日スタッフは、前回の実行委員会で、原則、実行委員で行うこととしています。その他の方でスタッフとして参加は、事情が分からないため難しいことから、参加状況を見て研修員として参加していただくことにしました。
  • 研修会場の配列は、班別に島を作る形式で準備します。
  • 横断幕については、A4用紙に実行委員が文字を割り当て毛筆で書くことにしました。次回の2月25日の第6回実行委員会で、金田実行委員が書道セットを持ってこられるので作成します。
  • 受付の配列は、机2台と椅子4脚にします。
  • 実行委員の昼食は、東広島地区BBS会が担当で弁当を注文することにしました。
  • 受付は東広島地区BBS会が担当し、案内は島根県立大学BBSサークルが担当することになりました。
  • 名札と領収書は、前回は日本BBS連盟が作成されたそうなので、今年度もお願いできるか花之木顧問に確認していただきます。
  • 実行委員の目印は、名札ケースの紐の色を替えた名札を後藤事務局事業が作成されます。
  • 開会式については、美作大学BBS会の楠山実行委員が司会をします。
  • 開会式、閉会式の次第については、前年度の進行次第を落合参与から送ってもらい参考にすることにしました。
  • 開会式に会員綱領の唱和、BBSの歌斉唱を入れてます。また、日程説明でオリエンテーションも行うこととしました。
  • 来賓については、中国地方BBS連盟で検討、確認していただくことにしました。
  • 開会式が長引いた場合は、アイスブレイク及び休憩時間で調整することにします。
  • アイスブレイクについては、東広島地区BBS会が担当します。
  • 休憩ののち、グループワークを島根県立大学BBSサークルが担当します。
  • グループワークの際中の17時30分ごろから、夕食交流会の会場準備を行います。島根県立大学BBSサークル以外の実行委員で対応します。
  • 交流会会場については、男性の宿泊部屋を兼ねています。
  • 夕食交流会は、前半は地連ごとに座ってもらって次回開催地を検討することとし、後半は楽しく交流していきます。
  • 2日目の実行委員の会場設営開始時間を午前8時にしました。
  • 研修開始時間を午前9時からにしました。
  • グループ発表の投票はしないことにしました。
  • 閉会式については、美作大学BBS会の金田実行委員が進行します。
  • 落合参与から前回は交流会でトラブルがあったので、実行委員は交流会には誰か必ずいるようにしてほしい。また、できれば大人の人がいると安心できるとの意見がありました。また、前回、都府県連からの参加申し込みが届いてない事例があったため、参加者の再確認した方がよいとの意見がありました。
  • 危機管理としてノロウイルス等が流行しているので、対応キットや対応マニュアルを中村実行委員が調査してくることにしました。
  • 前回は研修会のLINEグループがあったが、前回も実行委員会が斡旋して作ったものでないため、自主性に任せることにしました。
②準備品リスト及び担当者の確認(資料3:P4)
  • 準備品については、リストにあるものをそれぞれの担当で買い出し等を行って準備をすることとしました。
  • 交流会のごみは、東広島市の指定ごみ袋を購入して廃棄することとしました。
  • 交流会の箸、皿、コップ等は業者発注で対応できるとのことでした。
③当日配布資料(資料2)
  • 当日資料については、案のとおりで概ね了解をいただきました。
  • 追加として、アンケートのQRコードと入浴について記載する必要があります。
(2) 当日アンケートについて(資料1:P3)
  • 当日アンケートも案のとおり概ね了承されました。
  • 都府県連盟名と名前を記入してもらうことと、充分交流できたかの問いを追加することしました。
  • 次回実行委員会までに、WEB上のアンケートを後藤事務局次長が作成することになりました。
(3)次回(第6回)実行委員会までの課題について
  • それぞれの担当を詰めてくることと日程を再度確認するので各自でシミュレーションしておいてください。
(4)次回(第6回)実行委員会について
  • 日時:平成29年 2月25日(土) 13:00~
  • 場所:美作大学
  • 協議事項:日程の最終確認と準備品の最終確認

3.その他

(1) お問い合わせ、参加応募状況について(資料1:P5)
  • 資料にまとめてある通りです。
  • 参加者については、1月13日現在で6名の申込です。問い合わせも数件あり、今のところ20名程度の参加は見込まれます。
(2) 予算の執行状況について(資料1:P6)
  • 資料のとおりです。

4.閉会(実行委員長あいさつ)

  • 久保実行委員長からあいさつがありました。

配布資料